FAQ
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Le monde du syndic
Changer de syndic est une démarche encadrée par la loi, mais souvent plus simple qu’on ne l’imagine. Il suffit de demander l’inscription du changement de syndic à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale, puis de voter la désignation du nouveau syndic. Une fois élu, le nouveau syndic organise la reprise des documents et assure la continuité de la gestion de la copropriété.
La passation correspond à la transmission des documents, des comptes et des informations nécessaires à la gestion de l’immeuble. L’ancien syndic doit remettre au nouveau syndic l’ensemble des archives de la copropriété dans des délais réglementaires. Cette étape permet d’assurer une transition fluide : contrats en cours, suivi des travaux, situation comptable et dossiers importants.
Une copropriété est un immeuble ou un ensemble immobilier appartenant à plusieurs propriétaires. Chaque copropriétaire détient un lot (appartement, cave, parking…) et partage la propriété des parties communes (hall, toiture, escaliers…). La copropriété fonctionne grâce à des règles communes, un budget voté en assemblée générale et un syndic chargé d’en assurer la gestion au quotidien.
Le syndic est le professionnel chargé d’administrer la copropriété. Il assure la gestion financière (budget, charges, appels de fonds), l’entretien de l’immeuble, l’exécution des décisions votées en assemblée générale et le respect du règlement de copropriété. Il joue aussi un rôle de conseil auprès des copropriétaires et du conseil syndical.
Le syndicat des copropriétaires regroupe l’ensemble des propriétaires de l’immeuble : c’est l’entité juridique de la copropriété. Le conseil syndical est un groupe de copropriétaires élus, chargé d’assister et de contrôler le syndic. Le syndic, quant à lui, est le gestionnaire professionnel désigné pour administrer l’immeuble et mettre en œuvre les décisions collectives.
Le syndic a des obligations légales : tenir la comptabilité, convoquer les assemblées générales, exécuter les décisions votées, gérer les contrats et veiller à l’entretien de l’immeuble. Il engage aussi sa responsabilité en cas de faute de gestion ou de manquement à ses missions. Son rôle est de garantir une gestion rigoureuse, transparente et conforme aux règles de la copropriété.
Oui. Le syndic accompagne les copropriétés dans leurs projets de travaux, qu’il s’agisse d’entretien courant, de rénovation ou de travaux importants. Il aide à organiser les devis, à consulter les entreprises, à suivre les décisions en assemblée générale et à piloter le bon déroulement du chantier, en lien avec les prestataires ou la maîtrise d’œuvre.
Lorsqu’un lot est vendu, le syndic doit fournir plusieurs documents indispensables : état daté, informations financières, situation des charges, travaux votés, règlement de copropriété… Ces éléments permettent à l’acheteur d’être informé sur la copropriété. Le syndic intervient donc comme acteur clé pour sécuriser la vente et assurer la continuité administrative.
En cas de sinistre (dégât des eaux, incendie, infiltration…), le syndic coordonne les démarches nécessaires : déclaration auprès des assurances, échanges avec les copropriétaires concernés, suivi des expertises et organisation des réparations. La gestion des sinistres vise à rétablir rapidement la situation et à protéger l’immeuble.
Une copropriété doit obligatoirement être couverte par une assurance immeuble, appelée assurance multirisque copropriété. Elle protège les parties communes contre les principaux risques (incendie, dégâts des eaux, responsabilité civile…). Chaque copropriétaire doit également assurer son logement individuellement.
Les charges de copropriété correspondent aux dépenses nécessaires au fonctionnement et à l’entretien de l’immeuble : nettoyage, chauffage collectif, ascenseur, assurances, travaux… Elles sont réparties entre les copropriétaires selon des règles définies dans le règlement de copropriété, en fonction des tantièmes et des équipements utilisés.
L’ancien syndic a l’obligation de transmettre les archives et documents de la copropriété au nouveau syndic dans des délais précis. En cas de rétention ou de retard, des démarches peuvent être engagées pour obtenir la remise des pièces. Le nouveau syndic accompagne généralement la copropriété dans cette transition pour éviter toute rupture de gestion.
Les tantièmes représentent la part de chaque copropriétaire dans les parties communes de l’immeuble. Ils servent à répartir les charges de copropriété. Les clés de répartition définissent précisément comment certaines dépenses sont partagées : par exemple, l’ascenseur peut être réparti différemment selon l’étage ou l’usage.
Sur Fichaux & Vacherand
Un syndic indépendant se distingue avant tout par sa proximité et sa liberté d’action. Chez Fichaux & Vacherand, nous gérons un nombre volontairement restreint d’immeubles afin de garantir un suivi réel, une présence sur le terrain et une relation directe avec nos clients.
Contrairement à certains grands groupes organisés autour de plateformes centralisées, l’ensemble de la gestion (comptabilité, sinistres, suivi quotidien) est assuré au sein de notre agence, par une équipe qui connaît chaque copropriété.
Notre indépendance nous permet également de rester libres dans le choix des prestataires et des solutions proposées, uniquement dans l’intérêt de la copropriété.
Oui, grâce à notre filiation au Groupe Vacherand.
Nous disposons d’un service juridique dédié, capable d’accompagner les copropriétés sur l’ensemble des questions liées au droit de la copropriété, aux contrats, aux assurances ou aux situations complexes.
Ce service intervient également sur le recouvrement des charges, amiable ou judiciaire, afin de protéger les intérêts de la copropriété et d’assurer un suivi rigoureux des procédures lorsque cela est nécessaire.
Oui. Nous réalisons des visites régulières des immeubles que nous gérons, afin d’assurer un suivi concret de la copropriété et d’anticiper les besoins d’entretien ou de travaux.
Ces visites permettent de rester proches du terrain, de suivre les prestataires et de garantir une gestion attentive du quotidien.
Chez Fichaux & Vacherand, chaque trinôme (gestionnaire, assistant, comptable) suit en moyenne 1 300 à 1 400 lots, soit environ 25 à 35 immeubles.
Ce volume maîtrisé nous permet de garantir une gestion rigoureuse, une présence réelle sur le terrain et un suivi attentif de chaque copropriété.
Oui. Nous répondons aux emails dans la journée et restons joignables par téléphone.
Il peut arriver que nous ne décrochions pas immédiatement (assemblée générale, rendez-vous sur site…), mais nous rappelons systématiquement.
Grâce à notre organisation en équipe, une demande urgente peut toujours être prise en charge rapidement.
Non. Fichaux & Vacherand est un cabinet indépendant, construit autour d’une association de professionnels et d’un projet de long terme.
Notre structure n’a pas vocation à être revendue : elle repose sur une présence durable, une gestion de proximité et un engagement stable auprès des copropriétés que nous accompagnons.
Non, au vu de la qualité de service que nous proposons et des ressources mobilisées pour chaque copropriété.
Nous ne sommes pas un syndic “low cost” : notre engagement repose sur la présence, la rigueur, le suivi attentif et une gestion précise au quotidien. Le bon rapport qualité/prix en somme !
Chaque copropriété est suivie par une organisation en trinôme : un gestionnaire, un assistant et un comptable travaillent ensemble sur votre immeuble.
Cette équipe connaît votre copropriété, assure la continuité du suivi et permet de répondre efficacement aux sujets du quotidien, même en cas d’absence ponctuelle.
Vous savez ainsi toujours à qui vous adresser, avec une gestion structurée et proche du terrain.